Aprovação de OC

A OC fora do combinado (alçada, plano do mês, preço, fator de conversão) espera um administrador aprovar; a falta de estoque libera sozinha.

Com a Aprovação de OC ligada, a ordem de compra que sai do combinado espera um administrador antes de seguir para o fornecedor. A compra do dia a dia continua igual: a OC dentro do combinado nasce aberta, como sempre. Quando falta estoque de verdade, a parte do plano passa sozinha, para a produção não parar.

A aprovação vem desligada. Quem liga é o administrador, em Configurações › Compras.

O que segura a OC

Vale para a OC de quem tem o papel Compras, gerada pela Necessidade de compra ou criada em Ordens de compra. Ela nasce Aguardando aprovação quando:

passa da alçada: o total da OC, com IPI, é maior que a alçada da pessoa (a própria, quando o administrador definiu uma; senão, a do papel Compras);
passa do plano do mês: o que as OCs do mês já pediram do insumo mais esta OC passa do plano do mês do insumo além do Teto da compra (7 % por padrão), com estoque para esperar;
compra fora do plano: o mês tem plano e o insumo não está nele (ou está com zero);
paga mais que o último preço: o preço por unidade de consumo, com IPI, passa do último pago pelo insumo além da tolerância (10 % por padrão). O último pago é a OC mais recente do insumo, de qualquer fornecedor, em que o item já chegou com nota fiscal (recebimento por NF-e) ou que um administrador aprovou (ou gerou fora do combinado); na OC, vale o maior preço dos itens que contam. Uma OC de Compras que ainda não recebeu, ou que só teve entrada sem nota, não vira referência: assim, compras seguidas um pouco acima (+9 %, +9 %…) não sobem o preço de comparação aos degraus. Sem histórico, a comparação é com o custo de referência do insumo; sem nenhum dos dois, o preço não segura;
usa um fator de conversão diferente do cadastro: o fator do item (quantas unidades de consumo vêm em cada unidade de compra) é diferente do fator do fornecedor no De-Para do insumo na mesma unidade de compra do item (o De-Para guarda o fator da unidade em que a nota vem: uma caixa de 20 na OC não é comparada com a unidade avulsa da nota) ou, sem ele, do fator do insumo no cadastro. O fator entra na conta do plano e na do preço por unidade de consumo, então um fator errado deixaria uma das duas sem efeito. A frase da OC diz, por exemplo, "Malha 30/1: fator de conversão 0,01 diferente do cadastro (100)." Se a unidade de compra mudou de verdade, corrija o cadastro do insumo (ou o De-Para do fornecedor) e as próximas OCs passam.

Mês sem plano não segura por plano: só a alçada e o preço valem.

O que libera sozinho

Quando o insumo vai faltar antes da entrega (o saldo e o que já está em trânsito não cobrem o lead time mais a segurança, a mesma conta do "Já deveriam ter sido comprados" da Necessidade), os motivos de plano e de fora do plano daquele insumo saem sozinhos. Libera até o que a Necessidade compraria para o insumo, mais o Teto da compra; comprar além disso continua esperando. Alçada, preço e fator de conversão nunca liberam por falta de estoque.

Para a falta valer, o Prodio usa o menor lead time que tem do insumo: o aprendido das últimas OCs do fornecedor padrão, o do cadastro do fornecedor, o do cadastro do insumo e o padrão da empresa (o que for maior que zero). Um lead longo no cadastro, ou OCs com entrega distante, não criam falta. E não libera nada quando o insumo teve saída manual de estoque nas últimas 48 horas: um ajuste ou uma perda para menos (mesmo estornados) ou o estorno de uma entrada (saldo inicial, entrada manual, recebimento ou ajuste para mais). O saldo pode ter sido baixado à mão, e a OC espera o administrador. A baixa da produção pelo bipe não conta.

A OC liberada nasce aberta e fica registrada como Liberada automaticamente por falta de estoque, com a frase do porquê, por exemplo "Liberada por falta de estoque: Malha 30/1 acaba em 3 dias; entrega em 7." O administrador recebe o aviso OC liberada por falta de estoque de cada uma.

O que só o administrador muda, com a aprovação ligada

Para ninguém sair do combinado por um caminho lateral, com a aprovação ligada:

reabrir uma OC cancelada é só do administrador ("Com a aprovação de OC ligada, só o administrador reabre uma OC cancelada. Gere outra."). A recusada e a cancelada enquanto aguardava não reabrem para ninguém;
o cabeçalho da OC: a OC aguardando não aceita edição ("OC aguardando aprovação não pode ser editada."); nas outras, Compras muda só a entrega prevista. Observação (que vai impressa ao fornecedor) e condição de pagamento, depois de criada, só o administrador;
o cadastro que a conferência lê: fator de conversão, custo de referência, lead time, lote mínimo, múltiplo e margem de compra do insumo; o lead time do fornecedor; o fator, a unidade e o preço do De-Para do fornecedor (que também não se apaga nem passa para outro insumo ou fornecedor). A tela de cadastro trava esses campos para quem não é administrador, com a frase "Com a aprovação de OC ligada, só o administrador muda …". Insumo, fornecedor e De-Para novos entram como sempre;
o recebimento por NF-e de quem não é administrador não troca o fator nem a unidade do De-Para que já existe (o preço da nota e o último uso seguem). Se a nota liga o código do fornecedor a outro insumo, o De-Para antigo continua, só sem o código; assim, uma nota seguinte que volta o código para o insumo de antes não refaz o De-Para com outro fator. O par novo é gravado por quem vincula a nota. Por isso, a correção do fator que Compras faz na nota vale só para ela: ao guardar o vínculo, a tela mostra "Com a aprovação de OC ligada, só o administrador muda o fator do De-Para do fornecedor." e pede o administrador. A nota seguinte na mesma unidade do De-Para chega com o fator antigo dele até o administrador corrigir (o vínculo que ele faz numa nota fica guardado); em outra unidade, chega sem vínculo, para quem recebe informar o fator.

Valem também com a aprovação desligada: a entrega prevista precisa ser uma data entre 30 dias antes da criação da OC e 365 dias depois dela (ao editar uma OC antiga, até 365 dias depois de hoje), e uma OC tem até 200 itens.

Quem aprova

Os administradores. A OC gerada por um administrador não espera: ela nasce aberta e, se saiu do combinado, fica registrada como Gerada por administrador fora do combinado, com os motivos.

O caminho da OC aguardando

Aparece na aba Aguardando aprovação de Ordens de compra, logo depois de Abertas, com a contagem. O administrador abre a tela já nessa aba quando há alguma.
Não imprime: o botão Imprimir some, com a frase "A OC só pode ser impressa depois de aprovada."
Não recebe: nem a entrada sem nota nem a nota fiscal dão entrada no estoque por ela. A NF-e que chega não se liga a uma OC aguardando, e a tela de recebimento no celular não a oferece em vincular outra. Se a nota tiver um item ligado a ela, o recebimento volta com a frase "OC aguardando aprovação não pode ser recebida." no lugar de "Recebimento confirmado".
Já conta no mês: entra no comprometido do plano do mês e no trânsito da Necessidade, que não sugere comprar de novo o que ela pede.
Pode ser cancelada por quem gerou, se a compra não for mais necessária. A seção Aprovação passa a dizer "Cancelada antes da aprovação", com os motivos em "Por que esperou", e ela não pode ser reaberta.
Aprovada, ela abre e segue o caminho de sempre: imprime, vai ao fornecedor e recebe. Recusada, ela é cancelada e não pode ser reaberta.

Passo a passo do administrador

Abra Suprimentos › Ordens de compra. A aba Aguardando aprovação mostra, em cada linha, o resumo do porquê.
Clique na OC. A seção Aprovação mostra os motivos em frases (por exemplo "Valor da OC (R$ 8.400,00) acima da alçada de R$ 5.000,00." ou "Preço de Malha 30/1 12 % acima do último pago (R$ 3,75 → R$ 4,20 por kg).") e a justificativa de quem gerou.
Clique em Aprovar (o comentário é opcional) ou em Recusar (escreva o motivo, de 3 a 300 caracteres: quem gerou vê).
A seção passa a dizer quem decidiu e quando, por exemplo "Aprovada por Ana em 13/10/2026 14:32" ou "Recusada por Ana: preço acima do combinado com o fornecedor".

Quem não é administrador vê a seção com "Aguardando a decisão de um administrador."

Justificativa e prévia na Necessidade e na Nova OC

Com a aprovação ligada, quem é de Compras vê na Necessidade de compra:

o selo Vai para aprovação no fornecedor marcado cuja OC deve esperar. Passe o mouse ou clique no selo para ver os motivos previstos. É uma previsão, feita com o que a tela mostra; quem decide é a conferência do Prodio na hora de gerar a OC, com o que o mês já comprometeu naquele momento;
o campo Justificativa para o aprovador (opcional, até 500 caracteres), acima do botão de gerar. O texto vai em todas as OCs geradas naquele clique e aparece para o administrador no detalhe da OC.

Depois de gerar, o cartão OC gerada diz quais ficaram aguardando aprovação, por exemplo "OC gerada: nº 1045 (aguardando aprovação)."

Na Nova OC de Ordens de compra, a mesma prévia aparece abaixo dos itens, com o selo Vai para aprovação e os motivos previstos (também o fator digitado diferente do cadastro), e o campo Justificativa para o aprovador vai na OC criada.

Avisos

OC aguardando aprovação: o sino e o Google Chat avisam, em até 10 minutos, com o número, o fornecedor, o total e o porquê: "OC 123 · Malharia Exemplo · R$ 8,4 mil aguarda aprovação: acima do plano em Malha 30/1 (+18 %)". O aviso some sozinho quando a OC é aprovada, recusada ou cancelada. Ele também aparece no Atenção agora da Visão da fábrica, em Painéis ao vivo.
OC aprovada ou recusada: o sino avisa a decisão, por exemplo "OC 123 (Malharia Exemplo) aprovada" ou "OC 123 (Malharia Exemplo) recusada: preço acima do combinado".
OC liberada por falta de estoque: o sino (e o Google Chat) avisa cada OC que a falta de estoque liberou sem passar pelo administrador: "OC 124 · Malharia Exemplo · R$ 2,6 mil liberada por falta de estoque: Malha 30/1 acaba em 3 dias".

Quem recebe cada aviso no Google Chat se escolhe em Notificações.

Como ligar e configurar as alçadas

Em Configurações › Compras, cartão Aprovação de OC (só o administrador altera):

Ligue Exigir aprovação de OC fora do combinado.
Defina a Alçada do papel Compras (por OC) ou deixe Sem limite.
Ajuste a tolerância de Preço acima do último pago em mais de (padrão 10 %).
Clique em Salvar alterações do cartão.
Se uma pessoa de Compras precisa de outra alçada, escolha Valor (ou Sem limite) na linha dela, em Alçada por pessoa, e clique em Salvar na linha.

O que a aprovação não cobre

A alçada é por OC. Várias OCs pequenas do mesmo fornecedor, cada uma abaixo da alçada, passam; a alçada mensal acumulada não existe ainda. O aviso de cada OC e a lista de Ordens mostram o que foi feito.
A alçada aparece nos motivos de quem lê a OC (por exemplo "acima da alçada (R$ 8,4 mil de R$ 5,0 mil)"), também para quem não é administrador.
A aprovação controla a OC, não o que entra no estoque. Receber mais do que a OC pediu, ou uma NF-e sem OC, segue como sempre; a conferência da nota contra a OC (NF-e divergente) avisa a diferença.
Quem define o plano do mês: com "administrador e Compras" em Configurações › Compras, Compras pode revisar o plano e então comprar dentro dele. O histórico do plano mostra quem revisou e o motivo.
O primeiro De-Para de um par novo (fornecedor e insumo que ainda não tinham vínculo) é gravado por quem vincula a nota; se o fator vier menor, o preço por unidade sobe e o motivo de preço segura quando há referência.
Com a conferência ocupada (outra OC da empresa sendo conferida há mais de 3 segundos), a OC nasce aguardando com o motivo "Não deu para conferir o plano agora." para o administrador olhar.

Perguntas comuns

Posso editar uma OC aguardando? Não. Recuse (ou cancele) e gere outra com o que mudou.
A OC aguardando conta no plano do mês? Sim. Ela entra no comprometido do plano e no trânsito da Necessidade desde que nasce. Recusada ou cancelada, deixa de contar.
Desligar a aprovação solta as OCs que estão aguardando? Não. O administrador decide uma a uma. Desligada, as OCs novas nascem abertas.
A prévia disse "Vai para aprovação", mas a OC nasceu aberta (ou o contrário). A prévia usa o que a tela tem; a conferência na hora de gerar usa o que o mês já comprometeu naquele momento, inclusive OCs geradas por outra pessoa. Vale o que a OC mostra.
Uma OC pode esperar mais de um aprovador? Não. Basta um administrador.

Erros comuns

"Só o administrador aprova esta OC." Uma OC aguardando não se reabre pela tela: o administrador aprova pela seção Aprovação.
"OC aguardando aprovação não pode ser recebida." Aprove a OC antes de dar entrada da mercadoria.
"OC recusada ou cancelada antes da aprovação não pode ser reaberta. Gere outra." Gere uma OC nova.
"Escreva o motivo da recusa (3 a 300 caracteres)." A recusa pede o motivo; a aprovação, não.
"Justificativa de até 500 caracteres." Encurte o texto.
"A alçada precisa ser um valor maior que zero." A alçada vale de R$ 0,01 em diante; para não ter limite, ligue Sem limite.
"Esta OC não está aguardando aprovação." Outro administrador decidiu antes, ou a OC foi cancelada. A tela relê as ordens: feche o aviso e a seção Aprovação mostra o que aconteceu.
"Com a aprovação de OC ligada, só o administrador reabre uma OC cancelada. Gere outra." Gere uma OC nova (ela passa pela conferência) ou peça ao administrador.
"Com a aprovação de OC ligada, só o administrador muda observação e condição de pagamento de uma OC já criada." Peça ao administrador; Compras muda só a entrega prevista.
"OC aguardando aprovação não pode ser editada." Espere a decisão, ou cancele e gere outra.
"A entrega prevista precisa ser uma data entre … e …." Escolha uma data dentro da faixa (30 dias antes da criação da OC a 365 dias depois dela; ao editar uma OC antiga, até 365 dias depois de hoje).
"Uma OC tem no máximo 200 itens." Divida a compra em mais de uma OC.
"Com a aprovação de OC ligada, só o administrador muda o fator de conversão do insumo." (e as frases do custo de referência, lead time, lote, múltiplo, margem, do lead do fornecedor e do De-Para) Peça a mudança ao administrador.
"Com a aprovação de OC ligada, só o administrador muda o fator do De-Para do fornecedor." (ou a unidade, ou o preço), ao vincular um item no Recebimento. O vínculo vale para esta nota; para as próximas, peça ao administrador para vincular o item numa nota deste fornecedor, que o De-Para fica guardado. Até lá, confira o fator de cada nota na mesma unidade do De-Para.